La reunión de seguimiento semanal
¿Cómo ocurre esta reunión de seguimiento semanal OKR?
La reunión de seguimiento semanal es algo bastante simple, cada uno de los equipos debería pensar que va a fijar una fecha y una hora para esta ceremonia, para este ritual que va a ser siempre en la misma fecha y en la misma hora, así que les digo desde ya en este momento vayan pensando con su equipo cuál es el mejor día para reunirse.
Un día fijo de la semana
Hay equipos que les gusta juntarse el día lunes, porque así parten la semana con energía, hay equipos que dependiendo de lo que estén haciendo prefieren juntarse más hacia el término de la semana.
En mi caso particular yo encuentro que el martes es un día espectacular, es muy bueno, en que uno ya se olvidó un poco del fin de semana y está con energía de nuevo y todavía tiene varios días para ejecutar, pero esto va a depender de ustedes.
En un horario fijo para la reunión de seguimiento semanal
Lo mismo con el horario: a mí en lo particular yo tengo más energía en las mañanas, me parece que las 10:30, 11:00, 11:30 es una buena hora, pero a lo mejor dependiendo del equipo podría pensar que es mejor juntarse en la tarde, o muy temprano en la mañana.
Entonces, esto es algo que ustedes debieran acordar con su equipo, en cada uno de los equipos que se van informando de acuerdo a los subobjetivos que hemos planteado y las personas o equipos que están asignados; o sea, cada subobjetivo al final es probable que un equipo tenga varios subobjetivos, pero en el fondo cada subobjetivo debe estar incluido en una de estas reuniones de equipo.
La reunión debe ser corta
Y pensar que esta es una reunión corta, y acá muchos me preguntan qué similitud hay entre OKR y SCRUM o las metodologías ágiles, y yo les diría que esta reunión es corta, no debiera ser más de 30 minutos.
Por ejemplo con una organización que yo los apoyo en sus OKR, tenemos reunión de equipo semanal todos los martes a las 10:30, la reunión en el calendario está fijada para una hora pero la verdad es que nunca nos hemos demorado más de 30 minutos.
Ya les voy a explicar cómo se logra eso porque si ustedes se acuerdan, lo que nosotros hemos planteado todo el tiempo acerca de cómo establecer la metodología OKR, lo que nosotros estamos buscando acá en el OKR, en el OMI, en el objetivo de mayor impacto es buscar y gestionar objetivos que nos lleven a un nivel de desempeño superior,
Con OKR debería poner a nuestra organización en mejor pie para lograr sus objetivos e ir enfrentando las situaciones que van ocurriendo en el mercado, entonces esta reunión se trata de mantener fuera el torbellino, no es una reunión de torbellino.
Una instancia para acordar compromisos, actividades y otras reuniones
Vamos a escuchar si es que alguien dice “ah, tuve un problema, una urgencia, tuve un incendio ayer” pero eso no se va a tratar en esta reunión.
La idea es que esta reunión dé pie para coordinarse, para coordinar otras instancias donde resuelvan ese tipo de cosas, y nos vamos a enfocar específicamente en estas reuniones en el objetivo de mayor impacto y todo el OKR, los subobjetivos y los resultados clave. EGG OKR nos ayuda a hacer eso.
Voy a pedirles que consideren que en la tabla de contenidos de esta reunión, el índice, los temas a tratar, son los que van a estar en su sistema donde gestionen el OKR (en EGG OKR o en el sistema que hayan decidido realizar la gestión, en otra herramienta o en una planilla de cálculo), ese es el tema que ustedes deben tratar en estas reuniones y no permitir que se les metan otros temas dentro de la reunión, porque eso va a hacer que la dinámica de la reunión cambie, ya no va a ser una reunión rápida, no va a permitir enfocarse en cuáles son los asuntos que se están quedando atrás que no estamos pudiendo cumplir.
La reunión de seguimiento semanal tiene que ser una rápida, y mantener el torbellino fuera es completamente necesario, es parte de la gracia del OKR que nos dé foco y que nos permita avanzar en las cosas que estamos tratando de lograr para llevar a nuestra organización a un nivel de desempeño superior.
Nuestro foco es Reunión enfocada en los resultados clave, hablemos de eso en el próximo post.
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