Mantener el tablero OKR

Motivar a los jugadores para ganar

Mostrar quien está ganando es fundamental, porque la gente quiere llegar con sus objetivos cumplidos y sus resultados clave cumplidos en la medida que puedan hacerlo, y para eso debemos mantener el tablero OKR actualizado.

Una visión simple es fundamental, y dependiendo en qué nivel de la organización yo me encuentre, a lo mejor voy a tener cosas comprimidas y no voy a entrar tanto en detalle, pero siempre ocupando esta herramienta del tablero como un apoyo para hacer nuestra reunión de seguimiento semanal que sea rápida, idelamente de menos de 30 minutos.

Correlación de las métricas de causa y efecto

El sistema nos va a permitir que vea por un lado el avance de lo que está dentro de cada objetivo, o sea el subobjetivo y los resultados clave que llamamos métrica de causa, y por otro lado manualmente vamos a poder agregar información de la métrica de efecto, porque lo que queremos es que en esta reunión de seguimiento semanal el equipo entienda que ha hecho cosas, ha avanzado, tiene cumplido esos números y eso está empujando al efecto.

Eso no siempre lo puedo hacer, porque muchas veces no tengo el valor de la métrica de efecto hasta que llega por ejemplo el final del mes, por ejemplo, para concer las ventas es posible que se necesite una consolidación a final de mes para tener la información.

En la medida que pueda, voy a ir mirando también la métrica de efecto. Y bueno, obviamente que para que esto se pueda hacer, entonces hay que llegar con el panel actualizado.

Entonces, ¿que hay que hacer para mantener el tablero OKR?

Es un tema bien importante, y esto tiene que ver un poco con la estructura de cada uno de los equipos.

Principalmente tenemos dos formas de actualizar el panel: una es dejar que cada una de las personas o equipos actualicen manualmente, entrando en EGG OKR y escribiendo el número manualmente, y por otro lado también se puede hacer una actualización masiva, la cual se realiza descargando todo el OKR en un archivo Excel.

Una vez que obtenga el archivo, puedo manipularlo en ese Excel ya sea manualmente escribiendo el valor en la celda o usando una fórmula de Excel, porque a lo mejor me estoy conectando a otra fuente de datos o a otro archivo de Excel que lo estoy ocupando para calcular el avance del resultado clave de la métrica de causa, y así poder presentarlo.

De todas maneras, en cualquiera de las dos situaciones, es fundamental que definamos quien es el responsable, ya sea que a lo mejor va a haber un solo responsable porque toda la información está en el sistema.

Mantener el tablero OKR con frecuencia

En términos de la frecuencia de actualización, en general sabemos que debe ser semanal, porque nuestra reunión de equipo tiene que ser semanal como mínimo, y en algunas ocasiones la vamos a querer hacer con más frecuencia, pero lo normal es que sea semanal.

Entonces, va a ser importante que cuando ustedes definan el responsable de actualizar la información, también especifiquen cuándo se debe actualizar esa información.

Por ejemplo, si yo tengo mi reunión de equipo los días jueves, yo pensaría que el día martes o día miércoles alguien tiene que actualizar, para que llegue actualizado; o a lo mejor en ciertas situaciones el equipo lo va a actualizando de manera manual todos los días.

Es importante que quede establecido cuándo y quien es el responsable de hacer la actualización, porque si es que yo llego a la reunión de equipo semanal y no tengo el panel actualizado entonces todas las virtudes que les estaba comentando van a ser imposible perseguirlas, porque no voy a poder ver los KR que están en rojo, no voy a poder darle mi atención a lo importante para asegurar que se cumplan los objetivos.

Para quienes estén iniciando el Ciclo OKR, el siguiente Post será de mucha utilidad.

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